Còn được gọi là thẻ thùng hoặc thẻ kho, Thẻ Thùng là tuyên bố hoặc báo cáo về việc phát hành và nhận hàng từ bộ phận cửa hàng của doanh nghiệp bán lẻ. Thẻ Bin chủ yếu được sử dụng bởi những doanh nghiệp bán lẻ có kho hàng lớn.
Bên cạnh đó, ghi chú lại việc phát hành và nhận hàng tồn kho, nó ghi lại số dư hiện tại và thông tin bổ sung hoặc các vấn đề liên quan đến một số mặt hàng trong kho. Cần phải chỉ ra rằng từ ‘Bin’ trong thuật ngữ Thẻ Bin là dạng viết tắt của Số nhận dạng doanh nghiệp.
Thẻ Bin được sử dụng khi nào?
Quản lý hàng tồn kho không phải là một công việc đơn giản. Tuy nhiên, ghi chép thường xuyên các giao dịch hàng ngày của các mặt hàng trong kho là cần thiết để có một ý tưởng sơ bộ về mức độ tồn kho hiện có.
Thẻ Bin đóng vai trò như một công cụ rất tiện lợi trong việc lưu giữ những hồ sơ này. Bên cạnh đó, chúng còn giúp các doanh nghiệp theo dõi sự di chuyển của hàng tồn kho và lập hồ sơ các vấn đề liên quan đến chúng. Dựa trên tất cả các yếu tố này, các công ty bán lẻ có thể đưa ra quyết định phân bổ vốn hiệu quả hơn.
Thẻ Bin hoạt động như thế nào?
Thẻ Bin thường được so sánh với sổ cái cửa hàng hoặc sổ đăng ký chứng khoán vì cả hai đều được sử dụng để duy trì các giao dịch chứng khoán. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa chúng là khá đáng kể để phân biệt chúng với nhau.
Sổ cái cửa hàng cần được bảo trì và cập nhật thường xuyên. Tuy nhiên, nhiệm vụ cập nhật được thực hiện sau khi các giao dịch đã hết hạn. Mặt khác, các thẻ Bin không chỉ phải được cập nhật mà còn phải được ghi lại trước khi diễn ra các giao dịch.
Bên cạnh đó, Thẻ Bin là công cụ đơn giản hơn để lưu trữ hồ sơ, được các thủ kho nói chung sử dụng để lập tài liệu tức thì, cả ngoại tuyến và trực tuyến. Ngược lại với điều đó, sổ cái cửa hàng hoặc sổ đăng ký chứng khoán có ý nghĩa rõ ràng cho bộ tài chính và chi phí.
Thẻ Bin có thể được tạo và duy trì trong trang tính Excel. Ngoài ra, người ta có thể in Thẻ Bin để quản lý ngoại tuyến. Định dạng của một Thẻ Thùng chủ yếu bao gồm tên vật liệu, ngày nhận cùng với số lượng vật liệu, ngày gửi đi kèm theo số lượng sản phẩm và số dư cuối kỳ của vật liệu.
Bên cạnh số lượng, Thẻ Thùng cũng có thể bao gồm vị trí của biên lai vật liệu hoặc công văn. Tuy nhiên, giá trị của vật liệu không được bao gồm trong Thẻ Thùng.
Ưu điểm của thẻ Bin
Sau đây là một số lợi ích đáng kể mà các nhà bán lẻ được cung cấp khi sử dụng Thẻ Thùng:
- Việc ghi lại các giao dịch hàng tồn kho ít bị sai sót hơn vì tài liệu được thực hiện trong trường hợp vật liệu được nhận hoặc gửi đi.
- Vì hàng tồn kho được ghi nhận ngay cả trước khi bắt đầu giao dịch, nên việc kiểm soát tốt hơn có thể được thiết lập đối với mức độ của các mặt hàng trong kho.
- Với Thẻ Thùng, nhân viên phụ trách cửa hàng có thể cung cấp tài khoản hàng tồn kho ngay lập tức.
- Thẻ Thùng giúp cho các mục trong kho dễ theo dõi hơn vì tất cả các chi tiết liên quan đến vị trí của vật liệu và số lượng đều được đề cập trong đó.
- Thẻ Bin giúp kiểm kê hàng tồn kho trong quá trình kiểm toán hoặc kiểm kê hàng năm.
Nhược điểm của thẻ Bin
Mặc dù có nhiều lợi ích khác nhau, nhưng việc sử dụng Thẻ Bin không phải là không có những hạn chế:
- Việc cập nhật Thẻ Bin đòi hỏi nhân viên phụ trách cửa hàng phải kiên nhẫn và rất cẩn thận.
- Mức cổ phiếu không thể được suy ra trực tiếp từ Thẻ Thùng. Thay vào đó, các báo cáo được lập từ chúng được sử dụng để xác minh mức tồn kho.
- Thẻ Thùng có xu hướng chiếm nhiều không gian trong nhà kho, nếu không thì có thể được sử dụng để lưu trữ một số mặt hàng khác trong kho.
