Thuật ngữ 'công cụ quản lý dự án' đề cập đến các công cụ giúp các nhóm hoặc cá nhân tổ chức và quản lý các nhiệm vụ và dự án của họ tốt hơn. Những điều này không dành riêng cho các nhà quản lý dự án. Các công cụ này cung cấp các tùy chỉnh khác nhau giúp chúng hữu ích cho tất cả các loại nhóm. Họ giúp lập kế hoạch, cộng tác, lập hồ sơ và đánh giá các dự án khác nhau.
WBS so với Kế hoạch dự án
Sự khác biệt giữa WBS và Kế hoạch dự án là WBS tính đến toàn bộ dự án. Mặt khác, kế hoạch dự án tính đến một phần nhỏ của toàn bộ dự án. Về cơ bản, WBS chia dự án thành các phần nhỏ. Đối với mỗi phần này, một kế hoạch dự án được lập.
WBS là viết tắt của cấu trúc phân chia công việc. Nó tạo thành cốt lõi của việc lập kế hoạch dự án và được các nhà quản lý dự án sử dụng để chia dự án chính thành các phần nhỏ hơn. Trong đó, công việc được thể hiện theo thứ bậc và trực quan để hiểu rõ hơn về công việc đang làm. Dự án có thể được chia thành các dự án từng phần, các gói công việc và các sản phẩm được giao.
Kế hoạch dự án đưa ra một khuôn khổ rộng, đóng vai trò là cơ sở của tất cả các kế hoạch tiếp theo. Đây là một tài liệu được thực hiện bằng một công cụ xử lý văn bản và được chính thức phê duyệt. Công dụng chính của nó là ghi lại các giả định về lập kế hoạch và tạo điều kiện giao tiếp giữa các bên liên quan khác nhau của dự án. Nó cũng chứa các hình ảnh minh họa để giúp bạn hình dung các khía cạnh chính.
Bảng so sánh giữa WBS và Kế hoạch dự án
| Các thông số so sánh | WBS | Kế hoạch dự án |
| Phạm vi | Giao dịch với toàn bộ dự án | Giao dịch với các phần nhỏ hơn của dự án |
| Thứ tự tạo | Trước khi dự án được phê duyệt | Sau khi dự án được phê duyệt |
| Mục đích sáng tạo | Cho biết quy mô của dự án và chi phí của nó | Để thiết lập một thời gian biểu thực tế cho việc tạo từng phần |
| Tiêu điểm | Nó tập trung vào toàn bộ ngân sách. | Nó tập trung vào chi phí cho từng phần của dự án để nằm trong ngân sách |
| Loại công cụ | Công cụ định hướng kết quả | Công cụ định hướng hành động |
WBS là gì?
Cấu trúc phân chia công việc là một kỹ thuật năng suất phổ biến giúp làm cho công việc hiện tại dễ tiếp cận và dễ quản lý hơn. Nó chia công việc thành các phần nhỏ hơn và dùng như một tài liệu quản lý dự án rất hữu ích. Chỉ riêng nó đã tích hợp chi phí, phạm vi và lịch trình cho toàn bộ dự án.
WBS được định nghĩa bởi Viện Quản lý Dự án (PMI) là sự phân rã công việc dựa trên một hệ thống phân cấp sẽ được thực thi bởi nhóm xử lý dự án. Nó có hai loại: 1. Dựa trên khả năng phân phối và 2. Dựa trên giai đoạn. Cách tiếp cận trước đây là cách tiếp cận được ưa thích nhất và cũng phổ biến.
WBS phân tách dự án chính thành các dự án từng phần, các gói công việc và các sản phẩm được giao. Các gói công việc là một phần của kế hoạch cấp thấp nhất được giao cho các cá nhân. Các gói công việc khác nhau cùng nhau tạo thành các sản phẩm được phân phối lần lượt kết hợp với nhau để tạo thành các dự án từng phần cuối cùng tạo thành dự án kết thúc.
Việc sử dụng chính của WBS là như một công cụ lập kế hoạch để giúp nhóm lập kế hoạch và tổ chức phạm vi của dự án với các sản phẩm được giao. Nó hoạt động như một công cụ để giám sát và kiểm soát dự án. Các công cụ phần mềm khác nhau giúp tạo thành công WBS. Nó được tạo trước một kế hoạch dự án.
Kế hoạch Dự án là gì?
Kế hoạch dự án xác định chi tiết các mục tiêu và mục tiêu, cách thức đạt được chúng, các nguồn lực cần thiết, các mốc thời gian liên quan và ngân sách để hoàn thành các mục tiêu đó. Nó cũng xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho một công việc cụ thể. Nó thường bao gồm danh sách tài nguyên, kế hoạch rủi ro, tuyên bố công việc và lịch trình dự án.
Nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc hoàn thành thành công bất kỳ dự án nào. Nó chứa tất cả các thông tin cần thiết và do đó hướng dẫn dự án ở mọi bước. Nó cũng nêu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mọi bên liên quan. Nó giúp làm rõ ràng và loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào có thể phát sinh trong tương lai của dự án.
Nó bao gồm toàn bộ phạm vi của dự án bao gồm các sản phẩm được giao, nhu cầu kinh doanh và các vấn đề, mục tiêu và thành tựu chính của dự án. Những người đề xuất chính của kế hoạch dự án như sau:
Nó là sản phẩm cuối cùng của tất cả những nỗ lực lập kế hoạch, bao gồm chi tiết từng phần nhỏ của dự án. Một kế hoạch dự án được xác định rõ ràng sẽ giúp hoàn thành thành công và thực hiện dự án suôn sẻ. Do đó, rất nhiều thời gian được dành cho các nhà quản lý dự án vào cùng một công việc.
Sự khác biệt chính giữa WBS và Kế hoạch dự án
- Cấu trúc phân chia công việc về cơ bản giải quyết toàn bộ dự án và phân chia dự án thành nhiều phần nhỏ khác nhau. Mặt khác, kế hoạch dự án cung cấp chi tiết toàn diện về từng phần này.
- WBS được tạo trước một kế hoạch dự án. Mặt khác, một kế hoạch dự án luôn được tạo sau khi WBS được lập và phê duyệt.
- WBS cho biết quy mô và chi phí của toàn bộ dự án trong khi kế hoạch dự án cung cấp quy mô và chi phí cho mọi phần của dự án.
- WBS cung cấp ngân sách cho toàn bộ dự án và kế hoạch dự án giúp đảm bảo rằng mỗi phần đều tuân thủ như nhau.
- WBS là một công cụ định hướng kết quả trong khi kế hoạch dự án là định hướng hành động.
Sự kết luận
Cả WBS và kế hoạch dự án đều giúp đưa ra phương pháp tiếp cận khoa học để hoàn thành dự án thành công và tiết kiệm chi phí. Những công cụ này đóng một vai trò quan trọng trong việc xử lý thành công dự án. Mặc dù nó bị coi là giống nhau một cách sai lầm, nhưng có sự khác biệt rõ ràng giữa hai thứ.
Trong WBS, mục tiêu của mỗi phần là chứa thành phần cần thiết trong các phần trên. Trong một kế hoạch dự án, mỗi quy trình cần được thực hiện trong một khung thời gian giới hạn và nếu nó không được thực hiện một cách chính xác, thì nó sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng cho dự án. Về cơ bản, trọng tâm chính của kết quả WBS trong khi kế hoạch dự án đề cập đến các hành động.
