Các quy trình và thủ tục có thể gây nhầm lẫn và nhiều người mắc sai lầm khi sử dụng chúng thay thế cho nhau. Quy trình cung cấp quan điểm cấp cao về các nhiệm vụ khác nhau được yêu cầu để hoàn thành công việc, trong khi quy trình là cấp thấp hơn và bổ sung chi tiết cho các thành phần tham gia vào quy trình hoạt động. Ngoài ra, các quy trình được thúc đẩy bởi các mục tiêu của tổ chức và việc hoàn thành các kết quả dự kiến, trong khi các thủ tục tập trung nhiều hơn vào việc thực hiện các hoạt động cụ thể như được chỉ định trong quy trình kinh doanh.
Quy trình so với Thủ tục
Sự khác biệt giữa quy trình và thủ tục là quy trình là một tập hợp các hoạt động hoặc kỹ thuật được liên kết làm việc cùng nhau để biến đầu vào thành đầu ra. Trong khi đó, một thủ tục được định nghĩa là thực hiện một quá trình hoặc một phần của quá trình. Luồng các hoạt động được gọi là quá trình. Thủ tục là một tập hợp toàn diện các hướng dẫn để hoàn thành một nhiệm vụ.
Quy trình là tập hợp các hành động hoặc nhiệm vụ phải được hoàn thành để chuyển đầu vào thành đầu ra. Các quy trình chạy ở cấp độ cao hơn, bao gồm nhiều phòng ban và chức năng, và bao gồm một hoặc nhiều quy trình. Quy trình là một hoạt động xuyên tổ chức cấp cao. Một quy trình được tạo thành từ một số chức năng mô tả quy trình từng bước hoặc trình tự các hoạt động cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc mục tiêu cụ thể.
Thủ tục là một tập hợp các hành động, khi được thực hiện theo thứ tự, sẽ cung cấp một kết quả nhất quán. Thủ tục là một tập hợp các bước phải được thực hiện theo một trình tự nhất định để hoàn thành một công việc. Bằng cách tạo một cấu trúc, quy trình xác định ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao. Đây cũng có thể được coi là các chính sách hoặc thủ tục được sử dụng trong một quy trình. Các thủ tục giúp nhóm tiến lên một cách rõ ràng và hiệu quả.
Bảng so sánh giữa quy trình và thủ tục
| Các thông số so sánh | Tiến trình | Thủ tục |
| Sự định nghĩa | Quá trình là dòng chuỗi các hoạt động chuyển đổi các thành phần đầu vào thành đầu ra. | Thủ tục là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình. |
| Quyết tâm | Ai làm công việc, nó xảy ra ở đâu, nó xảy ra khi nào. | Làm thế nào và tại sao nó được thực hiện? |
| Nhiệm vụ | Đã thực hiện | Hoạt động |
| Các hoạt động | Gói gọn các hoạt động. | Mô tả cách thực hiện chúng, nhưng không đi sâu về cách thực hiện chúng. |
| Bao gồm | Nó có thể phản ứng với một phương pháp điều trị hoặc một số quy trình. | Nó có thể bao gồm một hoặc nhiều hướng dẫn công việc. |
Quy trình là gì?
Quy trình là một tập hợp các hoạt động được xâu chuỗi nhằm biến đổi một hoặc nhiều đầu vào thành một đầu ra cụ thể. Con người, thiên nhiên hoặc máy móc có thể sử dụng các nguồn lực khác nhau để thực hiện các hoạt động này; quá trình kỹ thuật phải được đánh giá trong bối cảnh của tác nhân thực hiện nhiệm vụ và đặc điểm của các nguồn lực liên quan.
Phạm vi hoặc điểm bắt đầu và điểm cuối của quá trình; mục đích hoặc mục tiêu; các bước và thứ tự thực hiện chúng; những người điều hành hoặc những người sẽ thực hiện các bước; kết quả cụ thể của quá trình; và khách hàng hoặc người nhận kết quả của quá trình, có thể là người dùng cuối hoặc một quá trình khác đều là đặc điểm của một quá trình. Một quá trình về cơ bản là một chuỗi các hoạt động phải được hoàn thành để có được kết quả mong đợi.
Quá trình không có sự hiểu biết sâu sắc về nhiệm vụ, ai chịu trách nhiệm, hoặc làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ. Tùy thuộc vào quy mô của công ty và sản lượng của nó, một công ty có thể có nhiều quy trình. Một quy trình không nhất thiết phải giới hạn trong một bộ phận duy nhất; nhiệm vụ có thể đi qua nhiều phòng ban trước khi đạt được kết quả mong muốn. Quy trình là cách bạn chỉ định các hành động phải thực hiện để đạt được mục tiêu.
Thủ tục là gì?
Thủ tục là một tài liệu tư vấn cho nhân viên về cách thực hiện một hoặc nhiều hành động trong doanh nghiệp theo một trình tự cụ thể. Có nhiều phần trong tài liệu này. Nó mô tả các bước trong quy trình và xác định những gì phải thực hiện ở mỗi giai đoạn, thường nêu rõ quy trình nên được hoàn thành khi nào và bởi ai. Cho dù đó là vì lý do pháp lý, tuân thủ quy định hay quy định của công ty, nhu cầu xác định cách thức cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ sẽ đòi hỏi sự phát triển của quy trình.
Đặc điểm của thủ tục là nó phục vụ như một lộ trình để thực hiện hành động, Nó được xác định dựa trên các mục tiêu, quy tắc và các nguồn lực sẵn có của tổ chức. Liên quan đến trình tự thời gian hoàn thành công việc, nó nhằm mục đích giải quyết các sự kiện lặp đi lặp lại và thường xuyên xảy ra một cách hiệu quả. Kiểm soát và điều phối hoạt động là một chức năng quan trọng. Đối với các hành động của nhiều người hoặc nhiều bộ phận liên quan đến nhiều hoạt động và tổ chức, các thủ tục phải được sử dụng.
Thủ tục này đóng vai trò như một hướng dẫn hoạt động và minh họa các cách thức mà chính sách có thể được áp dụng vào thực tế. Một số chính sách và thủ tục của công ty phối hợp với nhau để đạt được một mục tiêu chung và tất cả chúng đều thuộc về khung chính sách tổng thể.
Sự khác biệt chính giữa quy trình và thủ tục
Sự kết luận
Các quy trình và thủ tục được liên kết để tạo ra các sơ đồ quy trình với thông tin về thủ tục, cho phép các sơ đồ được thực hiện và các giai đoạn trong quy trình được hiển thị. Sử dụng phương pháp này, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về bối cảnh và hậu quả của các quy trình chức năng chéo và cách mỗi hoạt động đóng góp vào quy trình. Khi một tình huống bất thường cần phản ứng nhanh chóng, chương trình sẽ có ích. Mỗi phút thời gian ngừng hoạt động trên dây chuyền sản xuất có thể tiêu tốn hàng nghìn đô la. Điều quan trọng là xác định thông tin cần thiết càng nhanh càng tốt.
Giao tiếp và hiểu biết tăng lên do kết quả của quá trình này. Hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện chiến lược. Quá trình này cho phép bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc hiện tại. Các nhiệm vụ đã được viết ra và chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm sẽ dễ dàng hơn để đánh giá và cải thiện. Quy trình phải là một tài liệu sống động và người lao động thường xuyên tham gia vào quy trình đó và đưa ra các đề xuất thay đổi.
