Quản lý dự án là một quá trình áp dụng kỹ năng, kiến thức, công cụ và kỹ thuật để hoàn thành các hoạt động dự án đã phân tích nhằm đáp ứng các mục tiêu hoặc yêu cầu của dự án.
Công cụ Quản lý Dự án là nguồn trợ giúp chính cho các cá nhân hoặc người quản lý dự án để phân tích, sắp xếp thứ tự ưu tiên, tổ chức các nhiệm vụ hoặc công việc liên quan đến một dự án hoàn chỉnh.
Trong thế giới hiện tại, các công cụ quản lý dự án cung cấp nhiều tính năng để hoàn thành dự án đúng thời hạn. Các tính năng là:
- Cung cấp bảng điều khiển thời gian thực để xem chi tiết dự án.
- Tạo và chia sẻ kế hoạch hoặc chi tiết dự án trực tuyến.
- Quản lý các nhiệm vụ của một dự án hoàn chỉnh.
- Tạo báo cáo dự án ngay lập tức.
- Quản lý nhóm và khối lượng công việc của nhóm một cách dễ dàng.
Trong số nhiều công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT và Gantt được coi là một trong những công cụ tốt nhất để trình bày và quản lý một cách trực quan các nhiệm vụ hoặc hoạt động liên quan đến một dự án.
Biểu đồ PERT so với Gantt
Sự khác biệt giữa biểu đồ PERT và Gantt là biểu đồ Gantt cung cấp khoảng thời gian chính xác cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ hoặc hoạt động bằng cách sử dụng biểu đồ thanh trong khi PERT với biểu đồ luồng của nó có thể xác định khoảng thời gian của một dự án hoàn chỉnh nhưng không phải cho từng nhiệm vụ.
Điều đó có nghĩa là, biểu đồ Gantt cung cấp thời lượng tác vụ chính xác và có thể áp dụng cho các dự án nhỏ. Biểu đồ PERT dự đoán thời gian hoàn thành ở cấp độ dự án và có thể được sử dụng cho các dự án lớn và phức tạp.
Bảng so sánh giữa biểu đồ PERT và Gantt (ở dạng bảng)
| Tham số so sánh | PERT | Gantt |
|---|---|---|
| Trong trẻo | Biểu đồ PERT sẽ xác định thông tin chính xác của dự án hoàn chỉnh được chia thành các hoạt động nhưng không thể dự đoán chính xác các khung thời gian cho từng hoạt động. | Biểu đồ Gantt xác định chính xác khung thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ để hoàn thành nhưng khi nói đến các dự án lớn, biểu đồ sẽ khó hiểu. |
| Quy mô dự án | Biểu đồ PERT sẽ hữu ích cho các dự án lớn và phức tạp. | Biểu đồ Gantt sẽ hữu ích cho các dự án nhỏ, đơn giản và dễ hiểu |
| Sự phụ thuộc lẫn nhau | Biểu đồ PERT hiển thị mạng lưới các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau. | Biểu đồ Gantt không thể hiển thị sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ. |
| Đại diện | Biểu đồ PERT hiển thị thông tin dự án bằng biểu đồ luồng hoặc sơ đồ mạng. | Biểu đồ Gantt hiển thị chi tiết dự án bằng biểu đồ thanh. |
| Kết cấu | Biểu đồ PERT sử dụng các hộp và mũi tên để hiển thị các nhiệm vụ hoặc hoạt động và sự phụ thuộc của chúng. | Biểu đồ Gantt sử dụng các thanh trong đó độ dài và vị trí giải thích ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian của nhiệm vụ. |
PERT là gì?
PERT không là gì ngoài Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình. Một trong những công cụ tốt nhất được sử dụng để quản lý dự án là biểu đồ PERT.
Biểu đồ PERT là một công cụ thống kê được các nhà quản lý dự án sử dụng để phân tích và sắp xếp số lượng nhiệm vụ cần thiết trong một dự án hoàn chỉnh, lập lịch trình hoàn thành từng nhiệm vụ và điều phối từng nhiệm vụ để hoàn thành dự án.
Biểu đồ PERT được Hải quân Hoa Kỳ phát minh lần đầu tiên vào năm 1958 và nó được sử dụng cùng với phương pháp đường dẫn tới hạn. Ban đầu nó được phát minh để lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án phức tạp như chương trình hạt nhân tàu ngầm Polaris của Hải quân Hoa Kỳ.
Người quản lý dự án có thể dễ dàng dự đoán thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án bằng cách sử dụng biểu đồ PERT. Một số bước cơ bản mà người quản lý dự án nên làm theo để tạo biểu đồ PERT là,
- Trước hết cần phải phân tích, tìm và xác định tất cả các hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến toàn bộ dự án.
- Tìm và bao gồm nếu có bất kỳ phụ thuộc nào giữa các hoạt động hoặc nhiệm vụ.
- Tạo các mũi tên và các nút bằng cách sử dụng thông tin được thu thập qua hai bước đầu tiên.
- Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án rất phổ biến giúp mô tả lịch trình của dự án bằng cách hiển thị các hoạt động chống lại thời gian.
Biểu đồ Gantt được Henry Gantt phát minh vào khoảng những năm 1910-1915. Trong biểu đồ này, các hoạt động hoặc nhiệm vụ được vẽ trên trục tung và các khoảng thời gian được vẽ trên trục hoành trong biểu đồ.
Trong thế giới hiện tại, các dự án ở mọi quy mô đều sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch dự án, biểu đồ này cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động hoặc nhiệm vụ nào nên được thực hiện vào một ngày cụ thể.
Biểu đồ Gantt rất đơn giản và chỉ trong nháy mắt, chúng ta có thể xem nhiều thông tin như các hoạt động khác nhau, tiến trình của mỗi hoạt động khi nó bắt đầu và khi nó kết thúc, thời lượng của mỗi hoạt động, sự trùng lặp của các hoạt động khác, bắt đầu và kết thúc ngày của toàn bộ dự án.
Phần mềm biểu đồ Gantt có sẵn trên cả phiên bản máy tính để bàn và phiên bản trực tuyến. Biểu đồ Gantt có thể dễ dàng được chia sẻ và cộng tác trực tuyến để nhiều người có thể được thêm vào dự án.
Sự khác biệt chính giữa biểu đồ PERT và Gantt
- Cả hai biểu đồ PERT và Gantt đều là những công cụ tốt nhất để quản lý dự án, cả hai đều có những tính năng và lợi ích riêng cho người quản lý dự án để quản lý một dự án nhưng có nhiều điểm khác biệt giữa chúng. Tuy nhiên, sự khác biệt chính giữa PERT và Gantt là biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh với dự đoán chính xác về thời lượng cho mỗi nhiệm vụ, nó chỉ có thể được sử dụng trong các dự án nhỏ trong khi biểu đồ PERT xác định thời lượng hoàn chỉnh của dự án với sơ đồ luồng của nó có thể sử dụng cho các dự án lớn và phức tạp.
- Biểu đồ Gantt đơn giản và dễ hiểu trong khi biểu đồ PERT là biểu đồ mạng phức tạp và đôi khi khó hiểu.
- Biểu đồ Gantt không thể hình dung các nhiệm vụ được kết nối với nhau trong khi biểu đồ PERT có thể hiển thị mạng lưới các nhiệm vụ được kết nối với nhau.
- Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để hình dung đường dẫn quan trọng trong khi biểu đồ PERT hiển thị đường dẫn quan trọng của dự án cho các nhà quản lý dự án.
- Biểu đồ Gantt sử dụng biểu đồ thanh trong đó chiều dài và vị trí của thanh giải thích ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoạt động và thời lượng liên quan của nó. Biểu đồ PERT sử dụng biểu đồ luồng hoặc sơ đồ mạng sử dụng các hộp và mũi tên để hiển thị các nhiệm vụ và sự phụ thuộc của chúng.
Sự kết luận
Cả hai công cụ quản lý dự án đều có các tính năng và lợi ích riêng để phân tích, lập kế hoạch, lập lịch trình và quản lý dự án. Biểu đồ PERT đôi khi được ưu tiên hơn biểu đồ Gantt vì nó giải thích sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ nhưng khó giải thích các dự án lớn và phức tạp.
Tương tự, mặc dù biểu đồ Gantt cung cấp đầy đủ thông tin về việc hoàn thành kịp thời từng nhiệm vụ nhưng nó không thể hiện được sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ và đường dẫn quan trọng trong một dự án.
Do đó, biểu đồ PERT sẽ phù hợp hơn trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án trong khi biểu đồ Gantt sẽ là lựa chọn tốt nhất khi dự án đang được tiến hành để các thành viên trong nhóm có tầm nhìn rõ ràng về trách nhiệm của họ.
- https://pmworldlibrary.net/wp-content/uploads/2013/04/pmwj9-apr2013-weaver-where-misuse-terms-gantt-PERT-commentary.pdf
- https://pdfs.semanticscholar.org/efa0/69779cfeeb1e8a57f1e66359ac72abc0ca6e.pdf
- https://journals.aom.org/doi/abs/10.5465/254602
