Trước khi cuộc cách mạng kỹ thuật số ra đời, hầu hết các hoạt động liên quan đến kinh doanh, chủ yếu là kế toán tài chính, thường được thực hiện thủ công bằng bút, bút chì và giấy.
Thậm chí ngày nay, phương pháp luận truyền thống được gọi là kế toán thủ công này vẫn còn phổ biến trong các doanh nghiệp và công ty.
Loại hệ thống kế toán này đòi hỏi phải lưu giữ các bản ghi giao dịch dưới dạng sổ sách và nhật ký, sau đó được chuyển đổi thủ công thành một bộ báo cáo tài chính.
Điều quan trọng cần lưu ý là không có sự khác biệt giữa các ý tưởng đằng sau kế toán trên máy tính và kế toán thủ công. Điểm khác biệt duy nhất là phương tiện được sử dụng để ghi chép và hạch toán các giao dịch.
Ai sử dụng Hệ thống kế toán thủ công?
Bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng yêu cầu một hệ thống kế toán hiệu quả để thu thập, lưu trữ và duy trì thông tin tài chính của họ.
Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, các công ty có thể lựa chọn sử dụng thủ công hoặc máy tính hoặc cả hai loại hệ thống kế toán.
Tuy nhiên, đối với các công ty nhỏ hoặc mới thành lập, hệ thống kế toán thủ công được ưu ái hơn cả. Đó là vì:
Kế toán thủ công hoạt động như thế nào?
Kế toán thủ công chủ yếu đòi hỏi việc sử dụng các công cụ vật lý sau đây để ghi lại và duy trì các chi tiết nhỏ nhất của thông tin tài chính của doanh nghiệp.
Giấy và Sách
Trong trường hợp không có bảng tính và phần mềm máy tính làm phương thức chủ yếu để lưu giữ hồ sơ tài chính, kế toán sử dụng các miếng giấy và sổ có hàng và cột.
Nói chung, có bốn hoặc nhiều hơn bốn cột được in, mỗi cột được phân tách bằng hai dòng liên tiếp chạy xuống trang tính.
Cột đầu tiên bên trái của tờ giấy được chỉ định để viết ngày tháng. Do đó, khoảng trống còn lại cho cột này là hẹp.
Ngược lại với điều đó, cột thứ hai được sử dụng để ghi lại các mô tả. Theo đó, kế toán cung cấp khoảng trống rộng nhất cho cột này.
Số tiền giao dịch và các chi tiết liên quan khác như doanh số bán hàng và hàng tồn kho và những thứ tương tự được ghi lại trong các cột còn lại.
Các miếng giấy thường được in bằng màu trắng hoặc xanh lục nhạt với chỗ để ghi chú xuống từng chữ số để không phát sinh các vấn đề liên quan đến chữ viết tay.
Tạp chí và Sổ cái
Chúng được sử dụng để ghi lại hoạt động và các tài liệu tài chính cuối cùng.
Nhật ký và sổ cái hỗ trợ quá trình kế toán thủ công bằng cách giúp kế toán lưu giữ các bản ghi riêng biệt cho các loại giao dịch khác nhau.
Ví dụ, một tập nhật ký có thể được chỉ định cho kế toán bán hàng bằng tiền mặt. Ngược lại, một nhóm khác có thể ghi bảng lương.
Sau khi các giao dịch của các tài khoản riêng biệt này được tính toán, kết quả sau đó được kết hợp vào một mục nhật ký trên sổ cái chung của đơn vị kinh doanh.
Ưu điểm của Kế toán Thủ công
Mặc dù nó là một hệ thống kế toán cũ, sự phù hợp của nó trong thế giới đương đại không hoàn toàn trở nên thừa.
Nhược điểm của Kế toán Thủ công
Mặc dù có những ưu điểm khác nhau, nhưng không thể phủ nhận rằng Kế toán thủ công có một số hạn chế đáng kể.
